Sebagai direksi atau pemimpin perusahaan, Anda memiliki hak hukum untuk membaca email karyawan Anda. Akan tetapi, itu juga harus dilakukan dengan cara yang tepat agar karyawan paham tujuan dari pemantauan tersebut. 

Supaya berjalan lancar, berikut adalah panduan untuk memantau email secara efektif :

1. Jelaskan kepada semua karyawan bahwa akun email perusahaan hanya untuk tujuan bisnis, dan semua email yang dikirim dan diterima adalah milik perusahaan.
2. Tentukan aturan komunikasi email dengan jelas untuk meminimalkan risiko ancaman seperti serangan phishing, termasuk mengenkripsi email sambil berbagi informasi dan dokumen sensitif perusahaan, menghindari mengklik tautan email yang mencurigakan, dan lain-lain.
3. Tetapkan pedoman untuk menyimpan email, seperti email apa yang harus disimpan karyawan, untuk berapa lama, dan melalui proses apa.
4. Tentukan tindakan yang dapat diambil terhadap karyawan yang gagal mematuhi pedoman.
5. Untuk memaksimalkan keamanan jaringan inti perusahaan, sebarkan server SMTP di jaringan perimeter dan pantau semua email masuk dan keluar. Anda juga dapat mengatur layanan pemindaian untuk malware, serangan phishing, spam, dan lain-lain di server ini.
6. Aktifkan Pengauditan Kotak Surat pada kotak surat perusahaan untuk melacak dan merekam semua tindakan yang dilakukan oleh pemilik kotak surat saat masuk. Ini dapat diakses jika terjadi ancaman keamanan atau pelanggaran data untuk diselidiki.
7. Secara aktif mencari tanda-tanda umum ancaman email sambil memantau dan memfilter email perusahaan. Misalnya, beberapa tanda umum serangan phishing termasuk nama domain yang salah eja, tautan sah yang dicampur dengan tautan palsu, dan lain-lain

Tindakan tersebut di atas bisa lebih ringkas dengan memanfaatkan platform TugasHarian. Cari tahu demonya dengan hubungi : info@cerdaskreatif.co.id.

#tugasharian #kiatmengelolatim #tipsmanajemen #tipsmemantaukinerjastaf #pemantauanemailperusahaan