Ketika kita sudah menjalankan model kerja remote atau hibrida, pasti akan ada jadwal rapat virtual yang harus dilaksanakan. Maka, penting untuk mengatur berapa lama rapat ini harus berlangsung. 

Terlalu lama menjalankan rapat virtual bisa menyita waktu. Seyogyanya, rapat harus dilaksanakan secara efektif dan efisien, tidak perlu membahas berbagai masalah terlalu lebar sampai-sampai audiens tidak berkonsentrasi. Dampak buruknya, peserta rapat justru tidak memahami hasil rapat. 

Berikut alokasi waktu ideal untuk melakukan rapat virtual berdasarkan pengalaman kami. 

1. Rapat kemajuan proyek harus berlangsung antara 15 dan 30 menit, tergantung pada ukuran tim proyek.

2. Rapat semua divisi harus berlangsung hingga 1 jam. Alokasi waktu ini adalah waktu yang cukup bagi CEO dan manajer senior untuk menyajikan informasi baru dan menjawab pertanyaan, tanpa kehilangan minat audiens.

3. Rapat check-in harian (untuk membahas target hari itu) harus berlangsung tidak lebih dari 30 menit.

4. Pertemuan evaluasi dapat berlangsung selama 45 menit atau 1 jam, tergantung pada ukuran kelompok dan topik yang dibahas.

Tentunya, alokasi waktu rapat bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Akan tetapi, keempat alokasi waktu tersebut tentunya berasal dari waktu ideal rata-rata yang dibutuhkan agar rapat berlangsung efisien. Dalam rentang waktu tersebut, audiens tidak kehilangan minat atau tetap berkonsentrasi sampai akhir.

#tugasharian #etikaberkomunikasi #alokasiwakturapat #platformmonitoringonline #kerjaremote